W przypadku zakończenia działalności przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy dokumentacja medyczna tej jednostki jest przekazywana do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy (podstawa prawna: § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów.
Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy nie jest uprawniony do przyjmowania dokumentacji medycznej innej aniżeli dotyczącej badań profilaktycznych pracowników do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. W związku z tym należy oddzielić dokumentację medyczną m.in.: z badań dla celów sanitarno - epidemiologicznych wykonywanych do ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, z badań kierowców i kandydatów na kierowców do ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami, związaną z diagnostyką i leczeniem pacjentów.
Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne 3 lub 4 grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w przepisach wydawanych na podstawie art. 222 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – 40 lat - i tylko z takiego okresu wojewódzki ośrodek medycyny pracy może przyjąć dokumentację.
Przekazanie do archiwum dokumentacji badań psychologicznych, po zakończeniu działalności podmiotu dotyczy:
W sprawie przekazania dokumentacji badań psychologicznych przeprowadzonych na podstawie ustawy o kierujących pojazdami i ustawy o transporcie drogowym należy kontaktować się z Urzędem Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu (podstawa prawna - par. 9 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 8 lipca 2014 r. w sprawie badań psychologicznych osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, kierowców oraz osób wykonujących prace na stanowisku kierowcy).
Przed przekazaniem dokumentacji medycznej podstawowa jednostka służby medycyny pracy jest zobowiązana do uporządkowania dokumentacji medycznej w następujący sposób:
Termin i miejsce przekazania dokumentacji należy ustalić telefonicznie pod numerem: 61 84 67 143, 144. Spis zdawczo – odbiorczy, załącznik do spisu zdawczo – odbiorczego oraz pismo przewodnie należy przygotować w trzech kopiach.
W razie pytań prosimy o kontakt pod numerem telefonu: 61 84 67 143, 144 lub mailowo: medycyna.pracy@wcmp.pl.
Miejsce składowania dokumentacji: AKTA Archiwum ul. Gnieźnieńska 70, Bogucin k/Poznania.
Koszt transportu dokumentacji medycznej z likwidowanych jednostek służby medycyny pracy do miejsca ich składowania ponosi jednostka przekazująca.