Przekazanie dokumentacji podstawowych jednostek smp

W przypadku zakończenia działalności przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy dokumentacja medyczna tej jednostki jest przekazywana do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy (podstawa prawna: § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów (Dz.U.149.1002)).

Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy nie jest uprawniony do przyjmowania dokumentacji medycznej innej aniżeli dotyczącej badań profilaktycznych pracowników do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. W związku z tym należy oddzielić dokumentację medyczną m.in.: z badań dla celów sanitarno - epidemiologicznych wykonywanych do ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, z badań kierowców i kandydatów na kierowców do ustawy  z dnia 5 stycznia  2011 r. o kierujących pojazdami, związaną z diagnostyką i leczeniem pacjentów.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne 3 lub 4 grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w przepisach wydawanych na podstawie art. 222 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – 40 lat -  i tylko z takiego okresu wojewódzki ośrodek medycyny pracy może przyjąć dokumentację.

Przekazanie do archiwum dokumentacji badań psychologicznych, po zakończeniu działalności podmiotu dotyczy:

• badań z zakresu medycyny pracy, tj. badań profilaktycznych wstępnych, okresowych i kontrolnych, przewidzianych w Kodeksie pracy, nie starszą niż 20 lat, licząc od roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do 31 grudnia,
• badań psychologicznych, o których mowa w art. 15a ust. 3 i 4 ustawy o broni i amunicji (podstawa - art. 15k ustawy o broni i amunicji).

W sprawie przekazania dokumentacji badań psychologicznych przeprowadzonych na podstawie ustawy o kierujących pojazdami i ustawy o transporcie drogowym należy kontaktować się z Urzędem Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu (podstawa prawna - par. 9 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 8 lipca 2014 r. w sprawie badań psychologicznych osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, kierowców oraz osób wykonujących prace na stanowisku kierowcy).

Przed przekazaniem dokumentacji medycznej podstawowa jednostka służby medycyny pracy jest zobowiązana do uporządkowania dokumentacji medycznej w następujący sposób:

1. Należy usunąć elementy metalowe i z tworzyw sztucznych (nie dotyczy zszywek).Kartoteki należy ułożyć w paczki o grubości około 10 cm i związać sznurkiem, paczki włożyć do kartonu opisanego numerami paczek. Numery paczek muszą odpowiadać numerom paczek ze spisu zdawczo-odbiorczego.
2. Wypełnić spis zdawczo - odbiorczy akt (do pobrania poniżej) zgodnie z załączoną poniżej instrukcją.
3. Wypełnić załącznik do spisu zdawczo – odbiorczego (do pobrania poniżej)
4. Dołączyć do spisu zdawczo-odbiorczego listę (imię i nazwisko) z kartotek podlegających przekazaniu do archiwum Wielkopolskiego Centrum Medycyny Pracy w 2 egzemplarzach.
   
5. Załączyć pismo przewodnie.

Termin i miejsce przekazania dokumentacji należy ustalić telefonicznie pod numerem: 61 84 67 143, 144. Spis zdawczo – odbiorczy, załącznik do spisu zdawczo – odbiorczego oraz pismo przewodnie należy przygotować w trzech kopiach.

W razie pytań prosimy o kontakt pod numerem telefonu: 61 84 67 143, 144 lub mailowo: medycyna.pracy@wcmp.pl.

Miejsce składowania dokumentacji: AKTA Archiwum ul. Gnieźnieńska 70, Bogucin k/Poznania.

Koszt transportu dokumentacji medycznej z likwidowanych jednostek służby medycyny pracy do miejsca ich składowania ponosi jednostka przekazująca.

Przypominamy o konieczności odrębnego zgłoszenia zakończenia działalności zgodnie z art. 10 ustawy o służbie medycyny pracy więcej ...